2.2 公文整理

2.2.1 场景描述

某传统家具制造企业基本用纸质办公，且因业务流转复杂，公司的相关制度、业务往来公文等由行政部门统一管理与发放。但由于事务杂、文件/文件夹多，丢失、放错位等问题频频出现，影响了业务的正常流转。

2.2.2 痛点分析

（1）纸质公文易丢失，不易查找；

（2）原件和备份都缺乏系统整理存储。

2.2.3 解决方法

（1）整理公文前首先为公文做归类，常见的公文可分以下7类：决议、通知、通报、报告、请示、工作联系函、会议纪要；

（2）存储/查找：将整理、归类后的文件做原件（纸质/电子版）存档，并做备份，存放在移动化平台里，方便随时查看、随时取用，并设置权限，以保障安全；

（3）通知：公文发布、使用、存放等都要通知到使用对象，以减少重复的沟通。

2.2.4 工具运用及核心步骤

（1）归类和存储/查找：一般企业内部的行政性类文件在钉盘存储，作为企业内部的公共文件区，如图2-2所示。电脑客户端操作路径：“钉盘”→“企业文件”→“公共区”/“群文件”。

（2）通知：公告+DING，具体的操作路径同2.1.1，这里不再展开介绍。