2.10 做好行政管理工作的要点

做好行政工作的基本流程如图2-13所示，先明确目的，再设计/优化流程，将流程线上化，规范执行制度，最后发布通知，确保相关人员知晓该事项。

2.10.1 明确目的

通过各种规章制度和标准流程使部门之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速、流畅并且稳定运转的整体。

企业在制定行政管理的目标时，需要遵循以下原则，如图2-14所示：

1．目标必须明确

具体来说，目标应明确规定要做什么、怎么做、做到什么程度，以及完成目标的具体时间、具体成果或标准等，从而使执行者看得清，操作起来不走样。

2．目标必须完备

行政管理目标必须完备，不仅要明确目标是什么，还要规定达到目标的方法和步骤以及对进程的合理控制。当行政目标确定后，相对应的操作流程、考核标准、跟进反馈等工作也都需要确认并执行。

3．要配合公司战略目标

一般来说，行政管理部门的目标都要与公司战略目标一致。在处理部门与部门间的协调发展问题时要考虑全局，否则会影响企业战略目标的实现。

2.10.2 设计流程

行政工作涉及企业内部、外部的沟通和协调。它的工作广度，可扩展到业务的全运作过程；它的管理深度，可扩展到局外人所未知的细枝末节。行政管理是联络上下层级间、部门间、员工间的桥梁。所以有清晰、规范的流程可以让工作井井有条，事半功倍。以下是常见的一个流程：

设备维修管理：行政部门根据要求协调或外请技术人员维修，对维修全过程进行控制，对所有维修过程做好记录，跟踪维护结果及完成情况做记录，对未按要求完成的维修事项，及时了解情况并报告负责人。

具体流程如下：维修申请→安排维修→维修结果→检查验收→记录备案。

2.10.3 流程线上化

流程的关键步骤提到线上操作会规范、高效很多。如本来需要填写纸质资料的步骤改为线上登记，不仅可以随时随地发起申请，应对各种突发情况，也能看到流程的进展，对没有及时批复的做好提醒工作。

2.10.4 规范制度

为了流程的健康运行，还要制定相关的制度。

2.10.5 通知确认

做好通知工作，确保相关人员知晓流程、制度等信息，以减少工作中不必要的沟通。在数字化时代里，行政通知的方式可以是多样化的，通常紧急的临时性的通知用DING；比较重要的，需要全员知晓的事项用公告通知；一些长期性的制度，可以放在钉盘。