6　数据整理“自动挡”：数据扎堆错乱，三招就能搞定

职场小故事

小张正在加班录入销售数据（见图6-1）。结果辛苦加班后，老板看着他做的表随口问道：“这个月所有的店总共卖了多少？”

图6-1

小张本想让Excel自动求和，结果汇总的金额显示为0！（见图6-2）

图6-2

表姐说

表姐语录

如果单纯地去“看”小张的这张表，肯定是没问题的：“4万”确实是看得挺清楚的。但是我们通过“筛选”功能看一下，“销售流水金额”直接变成了“文本筛选”即“文本”的格式（见图6-3）。这是因为在Excel里，当数字和汉字、字母放在一个单元格的时候，就会自动判定是文本，不让其参与计算。

之前说过：“如果数字不用计算，用文本大法，早用早好”，但这里的这些数字明显是需要计算的，就不能用“文本”的格式了。

图6-3

遇到这样的不规范，如果数据量少，可以使用“查找替换”的方式，把不规范的数据给替换掉。如果数据量多，可以通过“分列”将其快速整理出来。