4.4 使用数据验证

数据验证是指定向单元格中输入数据的权限范围，该功能可以避免数据输入中的重复、类型错误、小数位数过多等错误出现。

4.4.1 设置数据验证

在Excel中，不仅可以使用【数据验证】功能设置序列列表，而且还可以设置整数、小数、日期和长数据样式，用于限制多种数据类型的输入。

1. 设置整数或小数类型

选择单元格或单元格区域，执行【数据】|【数据工具】|【数据验证】|【数据验证】命令，在弹出的【数据验证】对话框中选择【允许】列表中的【整数】或【小数】选项，并设置其相应的参数。

提示

2. 设置序列类型

选择单元格或单元格区域，在【数据验证】对话框的【允许】列表中选择【序列】选项，并在【来源】文本框中设置数据来源。

提示

3. 设置日期或时间类型

在【数据验证】对话框中的【允许】列表中选择【日期】或【时间】选项，再设置其相应的参数。

注意

4. 设置长数据样式

选择单元格或单元格区域，在【数据验证】对话框中将【允许】设置为“文本长度”，将【数据】设置为“等于”，将【长度】设置为“11”。

4.4.2 设置提示信息

在单元格区域中设置数据验证功能之后，当用户输入限制之外的数据时，系统将会自动弹出提示信息，提示用户所需输入的数据类型。Excel为用户提供了出错警告和输入信息两种提示方式。

1. 设置出错警告

在【数据验证】对话框中，激活【出错警告】选项卡，设置在输入无效数据时系统所显示的警告样式与错误信息。

2. 设置文本信息

在【数据验证】对话框中，激活【输入信息】选项卡，在【输入信息】文本框中输入需要显示的文本信息即可。

4.4.3 制作多范围下拉列表

在一般情况下，利用数据有效性制作的下拉列表只能显示单一类别选项。例如在为单元格输入序号时，只能输入A、B、C类或1、2、3等单一的类别序列。下面将详细介绍如何在同一个单元格中显示不同的序列类别。

首先制作序列样式表。然后选择单元格区域F4:F12，在【公式】选项卡的【定义的名称】选项组中执行【定义名称】命令。

弹出【新建名称】对话框，在【名称】文本框中输入“汉字”，然后单击【确定】按钮。

选择单元格区域C4:C12，在【数据】选项卡的【数据工具】选项组中执行【数据验证】|【数据验证】命令。

在弹出的【数据有效性】对话框中将【允许】设置为“序列”，然后在【来源】文本框中输入引用公式。

单击【确定】按钮之后，将在单元格区域中显示下拉按钮。由于没指定选项类型，所以单元格中的下拉选项将为空白项。

在单元格C2中输入表示选项类型的数值1、2或3，单击单元格中的下拉按钮，在其下拉列表中将根据数值显示不同的选项。